Zorg (stapeling van hulp en ondersteuning)
Het project stapeling sociaal domein is per 31 december 2021 afgerond. We hebben tot en met december met 100 huishoudens maatwerk gemaakt waarbij we de hulp en ondersteuning beter, effectiever en efficiënter hebben vormgegeven en werken aan een duurzaam toekomstperspectief. Naast passende ondersteuning voor inwoners hebben we met deze domeinoverstijgende werkwijze een besparing van 1,6 miljoen euro gerealiseerd ten opzichte van huidige en dreigende kosten en heeft het project een belangrijke bijdrage geleverd aan de integrale samenwerking tussen verschillende onderdelen binnen het sociaal domein. De gehanteerde methodiek stelt professionals in staat domein- en organisatie overstijgend maatwerk te realiseren. We werken daarom aan het uitrollen van de werkwijze binnen de verschillende betrokken organisaties- en organisatieonderdelen. Daarmee gaan we van project naar reguliere werkwijze zodat de doorbraakmethode blijvend kan worden toegepast. Om te kunnen meten of er naar aanleiding van dit onderzoek blijvend verbetering optreedt blijven we rapporteren op de duurzaamheid van het gerealiseerde maatwerk. Dit wordt meegenomen in de borging van de werkwijze en zal in het reguliere proces van verantwoording terug komen.
Vereenvoudiging financiële administratie
Evenals in 2021 is het blijven investeren in de vereenvoudiging van de financiële- en inkoopadministratie een belangrijk thema voor 2022. Het doel hiervan is om de complexe administratie te vereenvoudigen en de belangrijkste financieel administratieve processen te stroomlijnen, om zodoende de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en de werkdruk te verminderen. De projecten die we hiervoor hebben opgestart in 2021 lopen in 2022 door en zullen in 2022 afgerond worden. Dit betreft de volgende projecten:
Proces inkoop (van order tot factuur); Het optimaliseren van het proces (inclusief de gebruikte systemen) van af het aangaan van verplichting tot en met goedkeuring van de factuur door budgethouder. In dit project worden diverse onderwerpen opgepakt. Enerzijds wordt aandacht besteed aan de diverse artikelgroepen om te bepalen wat de meest efficiënte manier van vastleggen van bestelling, prestatieverklaring en factuurafhandeling is. Anderzijds kijken we ook vanuit de invalshoek van de factuurafhandeling naar uniformering en automatiseringsmogelijkheden.
Vereenvoudiging/beperking kostenverdeling; Het aanpassen van de kostenverdeling met als doel minder boekingen, sneller inzicht in cijfers en minder tijd kwijt aan analyse van cijfers. Er is een eenduidige werkwijze voor zowel begroting als realisatie. Daarnaast wordt onderzoek gedaan naar het soort kosten dat door de kostenverdeling heen gaat en wordt een pilot uitgevoerd om kosten direct te verantwoorden binnen het juiste programma.
Personeelsbegroting/proces rondom formatie-, begrotingswijziging; De systematiek van opbouw personeelsbegroting vereenvoudigen en het proces van actualisatie van de personeelsbegroting en formatiewijzigingen optimaliseren. Middels een pilot wordt voor een tweetal directies de beoogde werkwijze uitgewerkt, inclusief de doorrekening voor komende jaren. Daaruit zal blijken of de gekozen oplossingsrichting daadwerkelijk een vereenvoudiging oplevert en kan worden uitgerold over de overige directies.
Interne opdrachtovereenkomsten (IOO’s); Het proces van interne verrekeningen is vereenvoudigd en hiervoor wordt een workflow ingeregeld om overbodige handelingen te voorkomen. Daarnaast wordt onderzoek gedaan naar de soorten IOO en de administratieve afhandeling daarvan.
Naast bovengenoemde projecten worden kortlopende klussen opgepakt die zorgdragen voor kleine verbeteringen in de administratie, de kwaliteit van de data verbeteren, stukjes van processen vereenvoudigen.