Hierbij geven we u een toelichting op de stand van zaken per maart 2022 van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de rapportage interim bevindingen 2021.
Algemeen
Er zijn het afgelopen jaar zichtbare stappen gezet in de opvolging van accountantsbevindingen. Ten opzichte van één jaar eerder heeft PwC vastgesteld dat er zes bevindingen volledig zijn opgelost en zijn er geen nieuwe bevindingen geconstateerd. Hieruit kunnen we concluderen dat we de interne beheersing steeds beter op orde krijgen. Voor een deel van de bestaande bevindingen heeft de gemeentelijke organisatie zelf de keuze heeft gemaakt om deze niet op te volgen. Hierbij zijn elders in het proces vervangende controles ingericht om de bijbehorende risico’s te mitigeren. De kwaliteit van de IT-subsystemen van de gemeente Groningen is een terugkerend aandachtspunt. Een aantal accountantsbevindingen kan alleen volledig worden opgelost wanneer er aanpassingen worden doorgevoerd in de IT-omgeving. Voor het huidig boekjaar is de insteek om voor deze processen in kaart te brengen welke noodzakelijke wijzigingen er nodig zijn en wat de bijbehorende kosten hiervan zijn. Hierbij is ook van belang of betreffende systemen de komende jaren wellicht worden vervangen. Vervolgens kan de keuze worden gemaakt om de aanpassing in de IT-omgeving door te voeren dan wel vervangende controle buiten het systeem om te blijven uitvoeren om het bijbehorende risico te mitigeren.
Ruimtelijk domein
Om de wijze van verantwoording te verbeteren wordt het van belang geacht dat er blijvend verder geïnvesteerd wordt in de vaktechnische kennis rondom de financiële verantwoording van meerjarige investeringsprojecten bij de betreffende directies en dienen er rondom de jaarafsluiting specifieke controles hierop ingericht te worden. Een deel van deze controles is inmiddels ingericht. In aanloop naar de jaarrekeningcontrole 2021 zijn er diverse sessies georganiseerd rondom de verantwoording van investeringsprojecten. Op deze manier blijven we continu investeren in de bewustwording hieromtrent, ook in de voorbereidingen bij nieuwe ontwikkelingsprojecten. Daarbij wordt expliciet aandacht besteed aan de financieringsconstructies, samenwerkingsverbanden en de verantwoording in de jaarrekening conform wet – en regelgeving.
Sociaal domein
In afstemming met de accountant wordt er, net als voorgaand jaar, een controleplan voor het sociaal domein opgesteld. Hiermee zorgen we ervoor dat de (verbijzonderde) interne controles in het boekjaar tijdig worden uitgevoerd. Daarnaast worden de periodieke kwaliteitscontroles, welke worden uitgevoerd om de rechtmatigheid en getrouwheid van de bestedingen vast te stellen, steeds verder geoptimaliseerd en gestructureerd vastgelegd. Voor 2022 blijven we de ontwikkelingen in het sociaal domein nauwlettend volgen en brengen we de bijbehorende risico’s in kaart.
Overig
Inmiddels is er een efficiënt model ontwikkelt om periodiek een spendanalyse op inkopen te kunnen uitvoeren. Met deze dataset kan nu gerichter een selectie worden samengesteld voor het uitvoeren van risicogerichte rechtmatigheidscontroles op basis van inkooppakket (goederengroep), leveranciers en directies. Voor de processen parkeeropbrengsten en verhuur onroerende zaken vraagt PwC aandacht voor de zichtbaarheid van de uitgevoerde controles op ingevoerde tarieven en indexaties. Dit jaar zullen deze controles conform een nieuwe opzet zichtbaar worden vastgelegd.
De stand van zaken van de overige adviezen en aanbevelingen zullen terugkomen in de rapportage Interim bevindingen 2022 en de reactie daarop.