Programma vereenvoudiging en innovatie administratie.
Het doel van het programma vereenvoudiging en innovatie van de (financiële en inkoop-)administratie is om de complexe administratie te vereenvoudigen en de belangrijkste financieel administratieve processen te stroomlijnen, om zodoende de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en de werkdruk te verminderen. Het programma omvat diverse (meerjarige) projecten. Een korte update van de projecten in 2023 volgt onderstaand:
- Proces inkoop (van order tot factuur); Het optimaliseren van het proces (inclusief de gebruikte systemen) van af het aangaan van verplichting tot en met goedkeuring van de factuur door de budgethouder. In dit project worden meerdere kleine aanpassingen doorgevoerd om het voor gebruikers wat eenvoudiger te maken. In 2023 doen we onderzoek naar de zogeheten driewegmatching (vastleggen van orders en deze gereedmelden in het systeem waarna de factuur automatisch kan worden afgewikkeld). Daarnaast blijven we ontwikkelen in het proces van factuurafhandeling. Hierbij maken we ook gebruik van processmining om inzicht te krijgen in de processen.
- Interne opdrachtovereenkomsten (IOO’s); Binnen de gemeente gelden afspraken over het onderling verrekenen van kosten en inzet van personeel. In het najaar van 2022 is een pilot gestart waarbij handmatige handelingen in een workflow zijn ondergebracht en overbodige stappen in het proces zijn weggelaten. Medio 2023 gaan we deze workflow breed binnen de organisatie uitrollen.
- Visualisatie van de Planning & Control-documenten; In de afgelopen periode hebben we stappen gezet in de visualisatie van de aanbiedingsbrief bij de rekening 2022. Deze lijn zetten we door voor onze P&C-documenten in 2023. Daarnaast werken we toe naar compactere en makkelijke leesbare P&C-producten met meer visualisaties. We hebben hiervoor een plan van aanpak gemaakt waarin we toewerken naar een nieuwe opzet, met als eerste document de begroting 2025 en de voortgangsrapportages 2024. De focus ligt in 2023 op de aanbiedingsbrieven bij de producten.
- Een nieuw opgestart project in 2023 heeft betrekking op het doorlichten van de begroting en financiële stromen in de administratie van de directies. Met de financieel adviseurs wordt tijd vrijgemaakt om met elkaar in gesprek te gaan over diverse onderwerpen die bij de betreffende administratie relevant zijn. Dit kan variëren van verkrijgen van meer kennis op diverse financiële onderwerpen tot het ombouwen van bestaande structuren binnen de administratie met als doel meer inzicht te genereren en de adviseurs in staat te stellen de administratieve processen efficiënter uit te voeren.
- Rondom prognoses worden verschillende activiteiten ontplooid. Zo wordt onderzocht of er gebruik gemaakt kan worden van business data voor het voorspellen van financiële resultaten. Daarnaast zijn afspraken gemaakt over het vastleggen van de prognoses in het systeem zodat deze eenvoudig te ontsluiten valt. Een ander traject zoekt naar trends in de historische financiële data om aan de hand daarvan een prognose van de financiële resultaten af te geven.
- Onderzocht wordt op welke processen processmining kan worden ingezet. Bij processmining analyseer en verbeter je processen, daarbij verhogen we de kwaliteit van onze dienstverlening en kunnen we fouten/afwijkingen inzichtelijk maken.
Naast bovengenoemde projecten wordt vanuit het programma ook gewerkt aan kleinere verbetervoorstellen met een korte doorlooptijd.