Programma vereenvoudiging administratie.
Het doel van het programma vereenvoudiging (financiële en inkoop-)administratie is om de complexe administratie te vereenvoudigen en de belangrijkste financieel administratieve processen te stroomlijnen, om zodoende de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en de werkdruk te verminderen. Het programma omvat meerdere projecten die deels ook doorlopen naar 2023. Een korte update van de projecten 2022 volgt onderstaand:
- Proces inkoop (van order tot factuur); Het optimaliseren van het proces (inclusief de gebruikte systemen) van af het aangaan van verplichting tot en met goedkeuring van de factuur door budgethouder. In dit project worden meerdere kleine aanpassingen doorgevoerd om het voor gebruikers wat eenvoudiger te maken. In de tweede helft van 2022 wordt het proces van factuurafhandeling doorgelicht en geoptimaliseerd.
- In 2022 is het proces voor de totstandkoming van de kostenverdeling vereenvoudigd. De basis en methodiek van de kostenverdeling is voor begroting / realisatie en prognose nu hetzelfde, hetgeen het inzicht ten goede komt. Bovendien is door de nieuwe werkwijze het aantal mutaties in het systeem voor kostenverdeling 65% lager dan voorgaande jaren. Vanaf de begroting 2023 wordt, waar mogelijk de inrichtingsstructuur in DaFinci aangepast waardoor er minder 1 op1 kostenverdeling nodig zijn. Ook dit komt de transparantie en inzicht ten goede.
- Personeelsbegroting/proces rondom formatie-, begrotingswijziging; De systematiek van opbouw personeelsbegroting vereenvoudigen en het proces van actualisatie van de personeelsbegroting en formatiewijzigingen optimaliseren. Middels een pilot wordt voor een tweetal directies de beoogde werkwijze uitgewerkt, inclusief de doorrekening voor komende jaren. Daaruit zal blijken of de gekozen oplossingsrichting daadwerkelijk een vereenvoudiging oplevert en kan worden uitgerold over de overige directies.
- Interne opdrachtovereenkomsten (IOO’s); Binnen de gemeente gelden afspraken over het onderling verrekenen van kosten en inzet van personeel. In het najaar wordt een pilot gedraaid waarbij handmatige handelingen in een workflow zijn ondergebracht en overbodige stappen in het proces zijn weggelaten. Als deze pilot succesvol is dan wordt deze workflow breed binnen de organisatie uitgerold.
- Een nieuw opgestart project heeft betrekking op het balansmanagement. Daarbij wordt gekeken naar de inrichting van de balans, de specificaties en de inrichting en opbouw van de balansdossiers. Hierbij is ook aandacht voor eigenaarschap en rolverdeling. Dit met als doel om een actuele en betrouwbare balanspositie te hebben waarbij zicht is op de risico’s
Naast bovengenoemde projecten wordt vanuit het programma vereenvoudiging ook gewerkt aan kleinere verbetervoorstellen.